L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 assouplit le régime du droit des sociétés.

Applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date ultérieure fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

A retenir :

 

„  Toutes les sociétés sont concernées

„  Application générale de la visioconférence

„  Application relative de la consultation par écrit

„  Adaptation au cas par cas des modalités de convocation

  • Champs d’application

Pour les personnes morales ET les entités dépourvues de personnalité morale, notamment :

  • Les structures

1° Les sociétés civiles et commerciales ;

2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;

3° Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;

4° Les coopératives ;

5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;

6° Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;

7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;

8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;

9° Les fonds de dotation ;

10° Les associations et les fondations.

  • Les organes

L’ensemble des assemblées (exemple : les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, etc.)

L’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction (exemple : conseils d’administration, conseils de surveillances et directoires, etc.)

  • Avant l’assemblée générale
  • Les convocations

Pour les sociétés cotées : aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société (par exemple : impossibilité pour le personnel de préparer les convocations)

NB : pas de mention spécifique pour les sociétés non cotées.

  • L’information

L’information préalable aux actionnaires et aux associés peut être réalisée par courrier électronique.

  • Pendant l’assemblée générale
  • Participation

Si le lieu de réunion est inaccessible en raison d’une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, la réunion peut se tenir par conférence téléphonique ou audiovisuelle :

  • Sur décision de l’organe compétent qui lui-même peut déléguer sa compétence,
  • Les membres de l’assemblée sont informés par tout moyen des moyens permettant de participer (date, heure, conditions d’accès, etc.)
  • Pour toute décision relevant de la compétence de l’assemblée générale

 

  • Le quorum

Les présents à la conférence en ligne sont réputés constituer le quorum, sans dispositif statutaire spécifique.

Les moyens de conférence en ligne doivent satisfaire à la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Les moyens de conférence en ligne doivent permettre d’identifier les participants.

 

  • Consultation écrite

Ouverture de la consultation par écrit pour toutes les structures dès lors qu’elle est prévue dans la loi.

  • Formalités en cours au moment de l’évènement

L’organe compétent doit informer des changements dans les trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Pour les sociétés cotées l’information est réalisée « dès que possible ».

  • Les organes de direction
  • Participation et visio-conférence

Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes de direction :

  • Les membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

Si :

  • Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ce dispositif est valable pour toute décision.

  • Consultation écrite

A condition de respecter la collégialité de la décision, les décisions peuvent être prises par décisions écrites sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

Afin d’éviter toute difficulté concernant les modalités de convocation et les critères de quorum, il convient de continuer de se référer aux statuts et aux dispositifs de droit commun. Nous restons à votre disposition pour toute précision.

 

Michelle LEHRER et Romain WAISS-MOREAU – Avocats associés